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論文轉檔及上傳

Q1: 我的論文分很多的章節,所以存成很多的檔,那我上傳時該怎麼轉成PDF檔?

除了特殊狀況外,請將多個原始檔分別轉成多個PDF檔,再合併成一個PDF檔案。這樣可以簡化後續的轉檔工作及處理。

  1. 原始檔案若存成多個檔案時,您的檔名最好能顯示出優先順序[如:ch1.pdf,ch2.pdf.... ]
  2. 合併檔案時先將原始檔案 [如: Word ] 逐一轉成 PDF 檔,再於 PDF 狀態進行合併。合併工具可參見轉檔說明
Q2: Word中的物件如:方程式編輯器所寫的數學式,快取圖,Excel轉貼過來的圖等。這些都可以順利地轉檔嗎?
  1. 可以的。方程式編輯器的數學式,快取圖, Excel 轉貼過來的 chart 皆可順利轉檔。
Q3: 論文中有一些造字程式所造的新字,或是含有方程式編輯器或其他程式的圖片,有辦法順利轉檔嗎?
  • 如果是造字程式所造的字,只要轉檔時電腦裡有造出來的字,也是可以順利轉檔,如果需要在別人的電腦上轉檔,只要再造一次該字,即可成功轉檔。
    而方程式編輯器等word的相關程式,皆可順利轉檔,若使用非word等常見的軟體的話,只要該轉檔的電腦裡有該程式,亦可成功轉檔。
Q4: 我的PDF檔案轉好之後在空白處有廣告字樣,這會影響審核結果嗎?

論文PDF檔中不可出現廣告字樣,若在檔案中出現廣告字樣,請重新轉檔並上傳。此時請改用Acrobat Writer 5.0以上的版本轉檔,但因Acrobat為付費軟體,若無法經由系所或朋友之間取得,請至圖書館四樓知識創新組,此處備有電腦供同學轉檔及上傳論文使用。

Q5: 登入論文系統的帳號及密碼?
  • 論文系統之登入帳號/密碼為本校單一入口網(同學生選課帳密)。
  • 忘記密碼,請至本校單一入口網點選忘記密碼功能,進行密碼重設會將密碼寄至系統填寫之電子郵件信箱(如未自行變更,預設為本校提供之學生電子信箱)。
    若也不知道電子郵件信箱帳密,請於中山大學網路郵局-學生信箱-忘記密碼進行聯繫與設定 。
Q6: 如果有特殊符號無法顯示於網頁上,該如何處理。

若有部分特殊符號無法由 WORD 複製貼上,建議各欄位下的「+ 特殊符號 | Symbols」點選添加,或可參考符號對照表進行複製貼上。

Q7: 我沒有辦法編輯PDF檔案的文件內容耶,要怎麼辦呢?

請確認目前開啟PDF檔案的程式為Adobe Acrobat Pro 或是Adobe Acrobat Reader,前者才能進行PDF內容編輯。建議可從原始文件修正後重新轉檔為PDF確保文件版本一致。
如有其他PDF編輯需求,請參考論文格式審查與轉檔須知

Q8: 請問該如何降低檔案大小?
  1. 若論文中有圖檔,請利用影像編輯軟體將圖檔改為 JPG 格式,並使用高品質壓縮,將一張圖片壓縮至 100K 左右。再將圖檔加進論文中。
  2. 轉成 PDF 檔之後,選擇 檔案 -> 縮小檔案大小。
Q9: 我的PDF檔案明明就有出現中文關鍵字,可是為什麼沒有辦法被搜尋到?

當文件從Word被轉成PDF的時候,中文字的字碼會產生變化,此時電腦會認為這是不一樣的字,因此無法被搜尋。可先確認原始文件是否有使用特殊字體,嘗試更換成別的系統字體後再重新存成PDF檔。

Q10: 論文已經上傳完畢,若發現資料有誤,要如何修改?
  1. 論文格式審查(圖資處)尚未通過→待圖資處格式審查退件後即可再次進入論文系統進行更改,或聯繫圖資處論文審查小組先行退件。
  2. 論文定稿資料審核(指導教授)尚未通過→聯繫指導教授協助退回流程。
  3. 論文審核通過,但尚未離校→請作者本人聯繫圖資處直接刪除原審核紀錄,學生重新進行論文提交作業,以確保文件流程皆符合本校學位論文品保原則。
  4. 論文審核通過,且辦完離校手續→此時請至論文異動抽換/表單下載下載抽換論文申請表,填寫完畢之後請攜帶已簽署的本校論文抽換申請書、欲抽換的紙本論文電子論文(PDF)至圖資處4樓臨櫃辦理或郵寄至圖資處知識創新組論文審查小組。
Q11: 如果出國交換或延畢,是否可以先提交論文審查?

建議於畢業該學期再進行論文上傳作業。
如已上傳論文而未能於當學期完成畢業離校,將刪除原先論文審查定稿紀錄,學生須重新進行論文提交審查作業。

Q12: 我不知道要怎麼上傳論文,可否給你們我的word檔,再請你們幫我轉檔上傳?

圖資處目前並無協助轉檔上傳的服務。若研究生不知道如何轉檔的話,可參考網頁轉檔須知說明,或者可到圖書館四樓來轉檔,我們會提供你論文轉檔的相關說明指引,按照上面的步驟做即可,若仍有疑問,可請教四樓諮詢櫃台。

論文審核與離校手續

Q1: 辦理離校手續時應繳交幾冊紙本論文?是否應置入論文授權書?
  • 紙本論文繳交及授權
    收取單位
    繳交冊數
    授權書及相關規定
    各系所 依系所規定
    • 建議將授權書影印本裝訂於內
    圖書館 1冊
    • 請將授權書正本裝訂於內
    教務處 1冊
    • 請將授權書正本裝訂於內
    • 依學位授予法之規定,畢業生皆需呈繳1冊紙本論文給 國家圖書館
     

    電子論文繳交及授權
    研究生完成論文上傳及繳交,應自行列印論文公開授權書(一式兩份),經本人及指導教授共同簽名後,裝訂於審定書之後,辦理畢業離校時,繳交圖書館及教務處註冊組各一本。

Q2: 如何得知電子論文審核結果?
  1. 論文上傳繳交程序完成後,圖書館人員會在三個工作天內寄出 email 通知,電子郵件信箱查看審核結果,若是收到核准的通知,便可辦理後續離校手續;若繳交資料有問題,亦會以 e-mail 告知疏漏之處,也請研究生參照通知內容配合修正。
  2. 若未收到信件,可直接登入論文提交系統查看作業流程。
Q3: 為什麼從我上傳論文到現在已經超過三天了,可是我都沒有收到通知?
  • 論文有問題或者審核通過,皆會發送e-mail至登入後所填寫的信箱中,故請填寫常使用之信箱,並時常上去收信以確認是否通過或需修改的地方。部分免費信箱或將論文審核通知判定為垃圾信,麻煩也請至垃圾信匣查看。
  • 直接登入論文提交系統檢視作業流程是否已送至審查階段,如確認已於審查流程,可聯繫該審查階段人員確認進度。
Q4: 我明天就要去當兵了,一定要拿到畢業證書,可以先審我的嗎?

審核順序是以上傳和修改的順序為主,無法先審特定人士的論文,故請自行計算畢業時間與離校手續以及論文系統各階段審核流程作業時間,若論文有問題或者審核通過,皆會發送e-mail至登入後所填寫的信箱中,請上傳後經常去收信,確認審核狀況。

Q5: 離校後可否更改授權或者變更論文內容?

辦理離校後,為保障檔案修改權之唯一性及作者權益,任何修改,煩至表單下載填寫「國立中山大學學位論文變更《開放權限》或《抽換論文》申請書」,親洽 圖書館四樓-圖書與資訊處-知識創新組,或郵寄至 中山大學圖資處知識創新組論文審查小組,以辦理論文內容變更事宜。

紙本論文資料若已呈交國家圖書館:請聯繫 國家圖書館館藏發展及書目管理組進行辦理。
Q6: 我無法至現場辦理離校,可以委託他人嗎?

若無法本人到圖書館辦理離校相關事宜,可填寫委託書委由他人代辦。請委託人帶妥辦理離校之相關文件,及身分證件,以便進行辦理。

其他

Q1: 我想在國家圖書館的臺灣博碩士論文系統找我的論文,但為什麼找不到? 國家圖書館並非一筆一筆轉移論文資料,而是以學期為單位轉至系統中。因此剛畢業的研究生,大概需要等到該年的十月左右才會在國家圖書館的系統中找到自己的論文。